Prefeituras

 Soluções para Prefeituras
O patrimônio público, aqui entendido como o conjunto formado por bens móveis, imóveis e histórico-culturais, se constitui em importante ferramenta de ação governamental, que pode ser interpretada como “políticas elaboradas, sistematizadas e desenvolvidas dentro de estruturas governamentais e que incidem sobre a base concreta da realidade social. Na configuração de uma ação de governo convergem diversos agentes, públicos e privados, e variadas metodologias que correspondem ao estágio do conhecimento técnico disponível na sociedade”. A própria Constituição Brasileira manifesta esta preocupação com relação aos bens históricos e culturais, estabelecendo ser de competência do Poder Público sua proteção:

Art. 23. É de competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios:
III - proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;
IV - impedir a evasão, a destruição e a descaracterização de obras de arte e de outros bens de valor histórico, artístico ou cultural.
Art. 30. Compete aos Municípios
IX - promover a proteção do patrimônio histórico-cultural local, observada a legislação e a ação fiscalizadora federal e estadual.

 Digitalização e criação de cópias de segurança
Prefeituras têm contratado serviços da NÚCLEO BÁSICO para armazenar eletronicamente os documentos de: Licitações, Convênios, Legislação, Prestação de Contas e Recursos Humanos.

Com os documentos digitalizados e armazenados eletronicamente, agora há mais agilidade, segurança, redução de custos provocados por extravios, fotocópias em papel desnecessárias e em duplicidade. Isto significa também que, com esse procedimento, o prefeito, secretários e outros administradores da prefeitura terão acesso imediatamente a todos os documentos referentes a gastos como merenda escolar, transporte, pneus, etc., permitindo tomadas de decisão seguras e confiáveis, pois com um simples clicar de botão as informações de seu interesse são obtidas. Muitas vezes são feitas cópias de segurança em CD que ficam com o Prefeito e Secretários, o que possibilita o transporte e guarda em outros locais de melhor conveniência.

 Digitalização de documentos de RH das prefeituras
Já com relação aos documentos de Recursos Humanos todos os servidores municipais ativos e inativos são também beneficiados com a digitalização, além dos atuais administradores terem recursos confiáveis para pesquisas e tomadas de decisão. Assim, quando alguém necessitar de informações sobre aposentadorias para compor uma planilha de cálculo de benefícios e direitos do funcionário, poderá ter toda a documentação necessária (muitas vezes de 30 ou 40 anos atrás) em questão de minutos ou segundos. Pagamentos de INSS, FGTS, etc., realizados anos atrás, poderão ser localizados de imediato, permitindo com isso que rapidamente se solucione problemas que muitas vezes levariam semanas e até meses.

 Digitalização de documentação técnica e de geoprocessamento
Documentos se desgastam com a ação do tempo e o manuseio freqüente.
Muitas vezes os prejuízos são irrecuperáveis, pois não há cópias dos documentos antigos e estes se extraviam ou ficam inteiramente deteriorados. Prefeituras procuraram a NÚCLEO BÁSICO para digitalizar desenhos de engenharia de grandes formatos, de geoprocessamento e documentação técnica. As áreas mais prejudicadas são as responsáveis por transferências de imóveis, alvarás de construção, etc.

 Implantação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos
A NÚCLEO BÁSICO tem experiência na prestação de serviços de consultoria,  instalação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, scanners e equipamentos. Essas soluções têm permitido que as próprias prefeituras digitalizem os documentos de seu interesse, assim como atualizem todos os arquivos digitais com a documentação que é gerada, sem precisar ficar “presas” à contratação dos serviços para as atualizações.

Percebendo essas possibilidades e as suas vantagens, prefeituras procuraram a NÚCLEO BÁSICO para implantar as soluções e treinar seus funcionários.

 Serviços de organização de arquivos de Prefeitura
Prefeituras procuraram a NÚCLEO BÁSICO para executar serviços de organização de arquivo, incluindo elaboração de Tabelas de Temporalidade, classificação de documentos, descartes, substituições de caixas, etc. Para situações específicas resolveram pela aquisição e implantação de sistema de gestão documental, para controle físico e rápida localização dos documentos.