Soluções para Concessionárias de Veículos
Para melhor atender os seus clientes, concessionárias de veículos possuem inúmeros cadastros de pessoas físicas e jurídicas, os quais são consultados com freqüência para aprovação, liberação de créditos e autorização de vendas ou serviços. Essa documentação é composta por comprovantes de endereço, fotocópias de identidades, CPF, comprovantes de pagamentos, certidões negativas, contrato social, balanços, balancetes, etc. Os documentos são constituídos por cópias dos documentos originais e podem ser destruídos.
Além dos cadastros, existem outras situações que acumulam consideráveis quantidades de documentos em papel, como notas fiscais, documentos de RH, contabilidade, etc.
O que ocorre é que com o manuseio constante o risco de perdas e extravios dos documentos é muito grande, por mais que as empresas sejam organizadas. Para preservar seus documentos, agilizar o atendimento aos seus clientes e manter diferencial competitivo, muitas empresas tem recorrido à NÚCLEO BÁSICO para encontrar as soluções satisfatórias.
Digitalização, indexação e armazenamento de cadastros de clientes
Concessionárias de veículos precisam guardar inúmeros documentos de clientes em seus cadastros: comprovantes de rendimento, imposto de renda, certidões negativas, balanços, balancetes, fotocópias e documentos pessoais, comprovantes de endereços, etc. Praticamente todos os documentos são fotocópias que permitem eliminação e descarte.
Os cadastros sofrem freqüentes consultas para financiamentos, autorizações de manutenção e compras de veículos. Tantas consultas resultam em extravios de documentos, além de arquivamento em pastas e locais errados. Existem situações em que documentos são armazenados em arquivos e lugares distantes, sendo assim funcionários que precisam dos documentos para pesquisas saem de suas mesas por alguns momentos, o que acarreta demora no atendimento aos clientes, ocasionando prejuízos que nem sempre são detectados.
Empresas contrataram e estão contratando a NÚCLEO BÁSICO para digitalizar, indexar e armazenar documentos de cadastros de clientes em CD ROM, com atualizações mensais e disponibilidade de visualização e impressão em qualquer computador. Isto permite a eliminação de cópias e guarda de documentos fotocopiados, racionalizando espaços e propiciando melhor atendimento a clientes, com um diferencial altamente competitivo.
Guarda Física de documentos e serviços de malote
Concessionárias de veículos têm contratado serviços de guarda física de documentos da NÚCLEO BÁSICO e utilizam-se de serviços de malote. Com isso não perdem o foco de atuação e têm os seus documentos bem cuidados e sempre disponíveis. O investimento feito com a terceirização da guarda física dos documentos tem sido compensador pelos benefícios oferecidos e pela racionalização e uso do espaço físico e administração dos arquivos.
Digitalização, Gerenciamento Eletrônico de Documentos e fluxo de decisões
Empresa revendedora de veículos, com filiais no interior do estado do Paraná e outros estados, implantou sistema para gerenciamento eletrônico de documentos, com workflow. Desta forma todos os cadastros de pessoas jurídicas, recebidos pelas filiais, são recebidos, digitalizados e remetidos rapidamente para a matriz. Assim foi conseguida uma redução significativa de custos com correio, malotes, fax e, sobretudo, tempo. Valores de pedidos de financiamento que eram liberados de acordo com os limites para liberação de créditos, agora fluem rapidamente, fazendo com que os pedidos sejam encaminhados eletronicamente, conforme os níveis de decisão estabelecidos.
Créditos que antes precisavam de três dias para liberação, agora são analisados e liberados no mesmo dia. A NÚCLEO BÁSICO prestou consultoria e implantou solução para esta finalidade com pleno êxito, fazendo a empresa ganhar tempo e dinheiro.
Concessionárias de Veículos
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