Soluções para a área Jurídica - Escritórios de Advocacia, Tribunais, etc.
A área jurídica é uma das maiores geradoras de documentos em papel.
Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos acumulam quantidades imensas de pesados e volumosos processos que transitam diariamente e demandam espaços físicos para arquivamento e guarda.
Esses processos precisam ser acompanhados, analisados e respondidos e prazos precisam ser cumpridos, exigindo rigorosa organização e rapidez para a tomada de decisões, sob pena de irreparáveis prejuízos.
Muitos desses documentos precisam ser consultados simultaneamente impondo a tiragem de fotocópias e os seus conseqüentes custos.
Diante destas situações a NÚCLEO BÁSICO tem se posicionado como uma forte aliada dos escritórios, empresas e departamentos jurídicos, analisando, planejando e propondo soluções para racionalizar trabalhos, reduzir custos e agilizar processos.
Criação de uma central de digitalização para Escritórios de Advocacia Um escritório de advocacia localizado na região de Curitiba, atuante no mercado há mais de 10 anos, obtinha quase dez mil processos ativos, analisados por dois ou três advogados.
Os processos não podem ser retidos por um advogado, para análise, enquanto os outros ficam esperando, de forma que eram tiradas fotocópias dos processos, gerando um considerável custo.
A contratação de uma empresa para digitalizar todos os documentos era inviável em virtude da logística e do valor de investimento.
Perante esta situação, A Núcleo Básico forneceu os seguintes itens: Consultoria; Software de Gerenciamento eletrônico de Documentos - GED Scanner de alta velocidade Treinamento, Suporte Técnico, Integração com Software de Controle de Processos Jurídico Atualização do Sistema.
Com isso, implantou-se uma “central de digitalização” para poder transformar em meio digital todo o arquivo inativo e inativo da empresa.
A integração com o CPJ permitiu que todos os processos fossem acessados diretamente da tela do sistema de acompanhamento de processos.
Essa solução personalizada possibilitou que, com um simples clicar do mouse no sistema de controle jurídico, o usuário passasse a ter acesso, não só às informações contidas em seu sistema, mas também às imagens dos respectivos documentos, devidamente indexadas e armazenadas.
Conforme um dos dirigentes desse escritório de advocacia:
“...os ganhos foram muitos: na organização, agilidade, despesas com equipamentos e manutenção, sem falar na redução de custos com fotocópias e suporte técnico”.
Digitalização para backup de segurança
Faça como muitos dos clientes da Núcleo Básico e deixe de ter prejuízos financeiros por não encontrar documentos. Digitalizamos todos os documentos da área jurídica com a finalidade de fazer um backup de toda a documentação em meio digital.
Esse serviço pode ser realizado também dentro do próprio escritório, passando pelas seguintes etapas:
Preparação dos documentos; Digitalização; Controle da qualidade; Nomeação/Indexação; Gravação em CD/DVD ou HD/PenDrive.
Conversão de imagens em textos
É comum empresas que atuam na área jurídica contratarem a Núcleo Básico para resolver questões de perdas de documentos eletrônicos em conseqüência de terem seus computadores roubados, juntamente com os conteúdos, ficando somente os originais em papel.
A Núcleo Básico oferece uma solução de OCR (reconhecimento óptico de caracteres). Os originais são digitalizados e posteriormente “ocerrizados”, convertendo rapidamente os documentos em imagem para textos, para possibilitar ajustes e alterações.
Criação de Revista Eletrônica Comemorativa
A Núcleo Básico criou material institucional em mídia eletrônica, incluindo catálogos, fotos, textos, jornais e revistas eletrônicas comemorativas de um Tribunal de Justiça. O roteiro foi criado em conjunto com a equipe desse cliente, e designers capacitados. Este trabalho incluiu também o desenvolvimento de um sistema para recuperação de legislação através de qualquer palavra contida no texto de ementas de legislação (full text retrieval).
Guarda de Documentos
Papéis ocupam espaços desnecessários dentro dos escritórios. Locais que poderiam estar sendo utilizados para outras finalidades, acabam servindo de depósito para documentos inativos, de pouco consulta.
A Núcleo Básico dispõe de um local específico para armazenagem segura de documentos (link para guarda física de documentos), onde é feita terceirização da guarda de caixas de inúmeros clientes.
Veja as vantagens dessa solução:
Liberação de espaço físico; Economia com Armários e Gavetas de Aço; Redução de gastos com administração e limpeza; Segurança 24 horas.
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